Мениджърите непрекъснато чуват, че обратната връзка е ключова за развитието на служителите - независимо дали става дума за официална оценка на представянето или неформален разговор след среща.

Но има ли значение кога се дава тази обратна връзка?

Определено да, казва Лий Томпсън, професор по разрешаване на спорове и организационно поведение в Kellogg School of Management към Северозападния университет в САЩ.

Оказва се, че времето е от критично значение. Ако обратната връзка се даде в неподходящ момент, може да доведе до отбранителна реакция или претоварване. Обратното – дадена в правилния момент и подходяща структура - тя се възприема по-добре и води до реални подобрения, пише за WSJ Томпсън, която ръководи програми за мениджъри и е автор на няколко книги, включително Negotiating the Sweet Spot: The Art of Leaving Nothing on the Table.

Опитите за мотивиция бързо могат да се превърнат в негативна или заплашителна обратна връзка. Вместо това помислете какви цели може да поставите на служителите си, съветва експерт по лидерство на работното място

„Не забравяй, че не си незаменим“: Трите най-токсични фрази на директорите

Добрата новина е, че науката за мениджмънта ни дава ясни насоки кога е най-подходящо да дадем обратна връзка.

Давайте я рано

Оказва се, че повечето хора възприемат обратната връзка по-добре сутрин.

Различни изследвания показват, че човешкото тяло следва циркадни ритми, които влияят на нашата бдителност, настроение, здраве и други фактори. Проучване установява, че хората понасят физическа болка по-добре сутрин, отколкото по-късно през деня - знак, че същото може да важи и за психологическия дискомфорт от конструктивната критика, обяснява проф. Томпсън.

Опитите да се борим с неприятните емоции или да ги потискаме рядко дават резултат. Давайки си време да се успокоим, да дефинираме чувствата си и да преосмислим ситуацията, можем по-лесно да се фокусираме и подобрим представянето си

Как да се справяме с негативната обратна връзка, за да даваме най-доброто от себе си

Концепцията за „умора от вземане на решения“ също е важна. С напредването на деня нашата способност да обработваме и реагираме на сложна информация намалява. Например, за съдиите е по-вероятно да откажат условно освобождаване в края на деня, когато когнитивните им ресурси са изчерпани. Същото важи и за обратната връзка - ако тя се даде в края на тежък ден или след натоварваща задача, вероятността за съпротива е по-голяма.

Публичното огласяване на проблемите, колективните искове и петиции, както и негативните коментари в социалните мрежи набират популярност срещу все по-суровите корпоративни политики

Не пази тайна, ако шефът те тормози: Новата стратегия на недоволните служители

Насочете се към средата на седмицата

Много служители изпитват т.нар. „неделна тревожност“ - усещане за безпокойство в края на уикенда при мисълта за предстоящата работна седмица. Това често се дължи на очакванията за натоварване и преминаването от личен към професионален режим. Ако обратната връзка се дава в понеделник сутрин, тя може да засили тези негативни чувства.

От друга страна, петъчна следобедна среща за обратна връзка може да доведе до натрапчиви мисли през уикенда, които пречат на служителя да се отпусне и възстанови.

Затова най-добрият момент за обратна връзка е в средата на седмицата - вторник, сряда или четвъртък. По това време служителите вече са навлезли в работния ритъм и имат достатъчно време да обмислят казаното преди началото на уикенда.

Той не одобрява делегирането на задачи или директното управление, и не провежда индивидуални разговори по график с преките си подчинени

Как Зъкърбърг управлява Meta: Малък екип, без лични срещи и „основна армия“ от 30 служители

Колкото повече – толкова по-добре

Изследване на Gallup показва, че служителите, които получават смислена обратна връзка поне веднъж седмично, са по-ангажирани. Допълнителни проучвания свързват седмичната обратна връзка с по-висока продуктивност и удовлетвореност от работата.

В резултат все повече организации преминават от годишни или полугодишни оценки към непрекъсната обратна връзка. Изводът е ясен: стремете се към регулярни, около седмични, срещи за обратна връзка, като съобразявате честотата с предпочитанията на служителя и спецификата на неговата роля, съветва проф. Томпсън.

Служителите, които искат шефовете им да бъдат заменени от технологията, срещат несправедливост, объркване и токсичност на работното място. Това се засилва с политиките за връщане в офиса

Проучване: Gen Z се надява на мениджър робот. И вече е по-учтиво с ChatGPT

Избягвайте изненади

Обратната връзка е най-ефективна, когато се дава скоро след съответното събитие - но не и в момент на крайно напрежение или разсейване.

Например, ако служител току-що е завършил стресираща презентация или преминава през лична криза, незабавната обратна връзка може да се възприеме като нападка, а не като конструктивен съвет. Изследванията за ефективен коучинг показват, че обратната връзка трябва да се дава в структурирана среда, а не в спонтанни, емоционално натоварени моменти.

Най-добрата комбинация е обратната връзка да се даде скоро след събитието, но с предварително известяване - така тя остава релевантна, без да се усеща като „засада“.

Много служители стигат до момент, в който си задават въпроса дали кариерата им съответства на техните ценности, страсти и цели, и най-вече, дали ги прави пълноценни. Това е логично за различните етапи от вашето развите

Компас в кариерната несигурност: 10 стъпки, които може да променят пътя ви

Качеството е по-важно от количеството

Дългите срещи с обратна връзка могат да бъдат също толкова неефективни, колкото и такива, дадени в неподходящ момент.

Проучванията показват, че качеството на обратната връзка е по-важно от нейната продължителност. Кратките и фокусирани разговори (от 5 до 10 минути) са отлични за конкретни теми, докато по-дългите (от 30 до 45 минути) са подходящи за по-цялостен преглед на представянето.

Важно е и как е структурирана обратната връзка. Една добра среща трябва да започва с ясно въведение (например: „Искам да обсъдим как можем да вървим към подобрение заедно“), да съдържа конкретни и приложими наблюдения (например: „Забелязах, че когато не си съгласен, често повишаваш тон без да осъзнаваш“) и да завършва позитивно и подкрепящо (например: „Убеден съм, че ще успееш да подобриш това“).