Случвало ли ви се е да изпратите мейл и да нямата отговор не на следващия ден, а седмица по-късно? Най-вероятно това ви се е случвало, дори и когато мейлът ви е бил важен.

„Няма по-лошо от това да не отговорите на мейл в рамките на 24 часа, това е правило номер едно в бизнес етикета, когато говорима за делов кореспонденция", коментира Кристина Крънчева, СМ Консултинг, в специално интервю за Profit.TV.

Независимо че много хора смятат, че мейлът е нещо средно между приятелско бърборене и чат, това не е точно така, допълва още Крънчева. Отговаряме в рамките на 24 часа, дори и да нямаме конкретен отговор. Редно е да се каже, че се работи по въпроса и ще върнем отговора до няколко дни.

Това се прави, защото хората, които са ви пратили мейл, се чудят дали той е пристигнал. Възможно е дори да получите обаждане от пращащия с въпроса дали е получено електронното писмо.

Няколко основните правила при пращането на работни мейли.

Първото при мейла е, че трябва да се пише обръщение към човека, към който се праща със „Здравейт г-н, г-жо Петрова" например, както и да се завършва с поздрави. Не е правилно изпращане на работен мейл без обръщение и подпис под него. Трябва да се има в предвид, че автоматичният поздрав не е достатъчен. Трябва да напишете поздрави и да изпишете името си.

Друго важно нещо, когато пишете мейл, е той да са кратък, да е граматически издържан и с правилна пунктуация.

Няма по-неприятно от мейл, пълен с грешки, или в който няма запетаи. Това прави лошо впечатление, като насрещната страна може да си създаде лошо мнение. Не се пишат мейли само с главни букви, защото се приема е електронно крещене, също така не се пишат и само с малки букви, трябва да се спазва правописът.

Празни мейли с приложени към тях документи също са изключително неприятни. Нищо не пречи да напишете едно изречение, в което се казва какво точно изпращате и да упоменете, че е приложено като файл към писмото. Това също е признак на едни добри бизнес отношения.

За мейлите също така не трябва да се използват четворки вместо буквата „Ч" и шестици вместо „Ш". Не бива да забравяте, че мейлите не са SMS-и към приятели.

Всичко, което излиза от вашия служебен мейл, се смята за служебна кореспонденция. На бланка на фирмата не можете да си позволите да не се изразявате правилно, защото злепоставяте представяната от вас институция.

Когато става въпрос за делова кореспонденция на бланка на фирмата трябва да се спазва определения ред и форма. В горния ляв ъгъл се посочва кой е адресатът, под него се пише адреса и фирмата, на която се изпраща.

След това трябва да се почне писмото с обръщение, най-отдолу се изписва поздрава „С уважение" и се пише вашето име. Когато хората подписват писмата си, правят грешката да се подписват и отдолу да се напише името и длъжността.

Много по-добре изглежда, когато се подпишете с името си, а не с подписа си, който използвате за документи например.

Бъдете кратки, бъдете точни и ясни. Ако общувате с делови партньори и езикът е английски, не използвайте много идиоми, защото не се знае хората срещу вас до колко са напреднали с езика. Изрази от рода на „it is raining cats and dogs" може да не се приеме като „Вали из ведро", а съвсем буквално-„валят котки и кучета".

Колкото по-точен език използвате, толкова по-добро впечатление оставяте. А това- да оставите най-добро впечатление у вашите партньори, е най-важното.


Вижте още: Не говорете за бизнес на коктейл